Sous la responsabilité et avec l'appui du Responsable des stages, nous recherchons un/une Gestionnaire administrative - stages (F/H) - CDD 4 MOIS - potentiellement prolongeable qui accompagnera les élèves et les étudiants dans leur recherche de stages, la constitution de leur dossier, en relation avec les cycles, le service en charge des entreprises et partenariats et les structures d'accueil des élèves.
A ce titre, vous assurez les missions principales suivantes :
- Accompagner les élèves et étudiants dans leur recherche de stages et la constitution de leur dossier de stages
- Les informer (amphi, site intranet, jobboard .), les guider et répondre à tous leurs questions relatives aux stages
- Etablir tous les documents et dossiers administratifs : les fiches de stage, les conventions de stage, les avenants .
- Être l'interface privilégié des entreprises (RH et tuteur), des responsables de cycles, responsables de départements, coordinateurs, d'autres départements (partenariats, relations internationales .), de structures (FX, AX, IP), d'associations étudiantes. *
- Assurer la diffusion des offres de stages
- Assurer le suivi, le reporting des stages de la population de votre périmètre
- Mener les enquêtes sur les stages : définition et lancement, l'exploitation et valorisation des résultats et contribuer aux projets associés
- Organiser le prix de stage de recherche
- Mettre à jour toutes les informations et données relatives aux stages : plaquette, présentation, site, intranet, jobboard, logiciels .
- Contribuer à la vie, aux projets et à l'amélioration continue du service ainsi qu'aux projets d'autres services de l'Ecole à dimension stages : réunions d'équipe, réunions projets, évènements recrutement - carrière, visite d'entreprises ..
Dans le cadre de ses missions pour l'École polytechnique, l'agent pourra être amené à travailler sur des missions IP Paris, des missions en collaboration avec l'AX, la FX.
Cette liste n'est pas exhaustive.
Ce poste est à pourvoir à Palaiseau (Essonne) par voie contractuelle.
L'École polytechnique s'engage à un recrutement favorisant l'égalité, la diversité et l'inclusion. Toutes les candidatures sont étudiées sans aucune distinction (âge, handicap, sexe, nationalité, religion, orientation sexuelle.).
Vous êtes notre perle rare car :
Titulaire d'un bac +2, vous justifiez, idéalement, d'une première expérience professionnelle réussie au contact d'étudiants dans l'enseignement supérieur en France ou à l'International. Vous maîtrisez parfaitement les outils bureautiques (Pack Microsoft Office) plus particulièrement Excel et avez un niveau d'anglais courant (C1) afin d'interagir par écrit et oral en anglais et en français.
Votre organisation, votre sens du service et votre esprit d'équipe sont vos principaux atouts pour réussir dans ce poste en CDD de 4 mois (éventuellement prolongeable).
Nous sommes impatients de vous rencontrer !
Experience: 1 An(s) - au contact d'étudiants idéalement
Langues: Anglais exigé
Qualification: Agent de maîtrise
Secteur d'activité: Enseignement supérieur
Experience: 1 An(s) - au contact d'étudiants idéalement
Langues: Anglais exigé
Qualification: Agent de maîtrise
Secteur d'activité: Enseignement supérieur