Responsable du secrétariat du Pôle des services Techniques (H/F)

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Responsable du secrétariat du Pôle des services Techniques (H/F)


Offre publiée le 20 Mai 2020

Local'Emploi

Cet emploi permanent est ouvert au recrutement d’un agent contractuel sur le fondement juridique de l’article 3-2

Cadre d’emplois : Rédacteurs territoriaux
Grade : Rédacteur
Catégorie : B
Service : Techniques

Située à 20 km au sud de Paris, dans le département de l’Essonne, la Communauté d’agglomération Paris-Saclay se compose de 27 communes accueillant 300 000 habitants. Au cœur d’un cluster économique et scientifique d’envergure internationale, associé à plus de 60 parcs d’activités économiques, le territoire de la Communauté d’agglomération Paris-Saclay bénéficie d’atouts uniques en Île-de-France.

Missions :
Au sein du pôle des Services Techniques et sous l’autorité du directeur, la (le) responsable du secrétariat, avec l’appui d’un (e) assistant(e), a pour principales missions l’organisation de la vie professionnelle du directeur de pôle et l’organisation de l’activité du secrétariat.

•Directeur de pôle :
oOrganiser l’agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités
oRappeler les informations importantes et transmettre les messages

•Secrétariat du pôle :
oEnregistrer, traiter, diffuser et suivre le courrier du pôle
oRédaction de courriers, rapports, comptes-rendus
oPréparer les ordres du jour
oParticipation aux réunions de la direction et communication interne
oRespecter les délais de transmission de documents avant les réunions
oPréparer les salles de réunion et prévoir les outils nécessaires (informatique, …)
oRechercher et diffuser des informations (veille documentaire)
oGérer le planning de congés du pôle
oElaborer et assurer le suivi des tableaux de bord des activités du service (instances,…)
oPréparer les dossiers des instances (recensement des notes et délibérations, saisie dans le logiciel AIRDELIB)
oRenseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l’interlocuteur compétent
oRecevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et réorienter les courriers informatiques

•Encadrement du service
•Développer des missions ou tâches en autonomie pour la Direction et pour les responsables du service
•Suivi des instances communautaires en lien avec les chefs de service et chargés d’opération
•Suivi des certificats de conformité assainissement (appels, publipostage)

RELATIONS FONCTIONNELLES :
•Relations internes avec l’ensemble des services de la collectivité
•Relations avec des partenaires de la Communauté Paris-Saclay, communes membres de la Communauté Paris-Saclay, entreprises, population….

Conditions d’exercice :
•Travail en bureau / Télétravail possible
•Horaires réguliers
•Pics d’activité en fonction des obligations du service et de la demande du directeur du Pôle
•Déplacements éventuels (réunion hors collectivité)
•Respect des obligations de discrétion et de confidentialité
•Encadrement : 1 agent


Profil :
•Connaissances des procédures administratives liées à la fonction publique territoriale
•Sens de la rigueur, de l’organisation, du relationnel et qualités rédactionnelles
•Bonne pratique des logiciels bureautiques (word, excel, power point)
•Titulaire d’un permis B

Tous les postes de la Communauté PARIS-SACLAY sont ouverts à compétence égale aux personnes bénéficiant d’une reconnaissance de la qualité de travailleur handicapé (RQTH)

CV et lettre de motivation à adresser avant le 21 juin 2020 à :
M. Michel BOURNAT, Président de la Communauté Paris-Saclay
A l’attention du service des Ressources humaines
Parc Orsay Université – 1 rue Jean Rostand - 91898 ORSAY Cedex –
Courriel : recrutement@paris-saclay.com


Informations pratiques

Type de contrat

AUTRE

Lieu de travail

Rue : 1 rue Jean-Rostand Parc Orsay Université
Code postal : 91898
Ville : Orsay

Durée du travail

Temps complet

Adresse de candidature

Email : recrutement@paris-saclay.com
Adresse postale : 1 rue Jean-Rostand parc Orsay Université

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