BACK OFFICE MANAGER H/F

Mission principale du service

Le service a pour mission de prendre en charge l’intégralité du processus de commande et d’être un point d’entrée unique pour les clients lorsqu’ils commandent un matériel. Le service s’assure du bon déroulement des opérations jusqu’à l’installation et la mise en route des matériels. Il permet ainsi de décharger la FDV d’une partie administrative substantielle et les libère du temps actif de vente.

Missions et activités principales du poste

• Prendre en charge les commandes envoyées soit directement par les clients soit par la force de vente ; cela veut dire s’assurer que les commandes sont rédigées conformément aux offres, qu’elles ne présentent pas d’erreur, que le matériel est conforme à la machine à équiper.
• S’assurer du bon interfaçage des livraisons machine & équipements afin de planifier une date d’installation dans la foulée de réception des matériels par le client.

Mission 1 :
A ce titre le salarié doit :

- Réception et contrôle des commandes clients,

- Saisie des commandes conformes dans notre ERP/CRM

Mission 2 :
A ce titre il doit :

- Coordination et planification des installations,

- Achat des prestations externes auprès des fournisseurs et partenaires techniques,

- Contrôle des flux de documents depuis la prise de commande jusqu’à la
livraison des produits installés,

Mission 3 :
A ce titre il doit :

- Facturation des commandes livrées,

- Suivi des appels qualité en collaboration avec nos client,

- Suivi des paiements,

Mission 4 :
A ce titre il doit : - Contrôle et validation des factures fournisseurs externes (Rillion)

Coopérations et coordinations à développer en externe:

- Travaille avec le Back Office de nos clients pour la partie administrative des
commandes

- Travaille en collaboration avec les ateliers de nos clients concessionnaires, à savoir,
responsables d’atelier, ou techniciens

- Travaille en collaboration avec nos partenaires techniques (eSP)

Coopérations et coordinations à développer en interne:
- Travaille en étroite collaboration avec la force de vente, chaque Back Office gère
les commandes de 1 à 3 vendeurs - Travaille également en collaboration avec le responsable technique avant-vente et
installation