• Accueil
- Standard téléphonique (réception des appels, filtrage, inscription des appels sur le cahier de transmission, renseignements, orientation…)
- Connaissance du fonctionnement et de l’organisation du service (activités, objectifs, règlement…)
• Tâches Administratives
- Rédiger, mettre en forme et rédiger des courriers, mails, notes et comptes-rendus
- Elaborer et suivre des dossiers administratifs (CDD pour l’accueil des enfants, demandes d’aides départementales….)
- Gérer les agendas, réservations de salle
- Suivre les invitations pour les manifestations du service et des élus
- Suivre et mettre à jour des statistiques (tenue de tableaux de bords et suivi, aide à la complétude des rapports d’activité….)
- Classement, archivage
- Participer aux différentes réunions d’équipe
• Gestion et utilisation des différents logiciels et outils
- INCOVAR
- CONCERTO
- CIRIL FINANCES
- EATAL
Qualifications et compétences requises :
• Bac pro assistante à la gestion des organisations et de leurs activités – bac STMG – BAC + 2 dans le secteur de la gestion
• Maîtrise outils informatique (World & Excel + pack Office)
• Adaptation et utilisation du logiciel Pôle famille (Concerto, civil finance)
• Une expérience similaire est un plus pour la prise du poste
Qualités requises :
- Rigueur et organisation
- Capacité d’adaptation et polyvalence
- Sens des relations humaines
- Esprit d’équipe et d'initiative
• Assurer les tâches administratives du service et de la crèche en collaboration avec la coordinatrice petite enfance, la directrice et l’éducatrice de Jeunes Enfants de la crèche
• Assurer l’accueil physique et téléphoniques des familles, des partenaires, des services
• Faire le lien avec les différents membres de l’équipe, la direction, les partenaires et les familles