Gestionnaire administratif.ve du Centre interdisciplinaire Hi! PARIS (F/H)

Présentation du service : Créé conjointement par HEC Paris et l’Institut Polytechnique de Paris (IP Paris), Hi! PARIS est le centre interdisciplinaire de recherche et d’enseignement consacré à l’IA et aux Sciences des données. L’ambition de Hi! PARIS, premier centre en Europe interdisciplinaire et interinstitutionnel, alliant éducation, recherche et innovation, est de devenir un leader mondial du domaine, en relevant les principaux défis liés à la transformation technologique et à son impact sur les entreprises et la société. Le Centre s’appuie sur près de 300 chercheurs et sur les infrastructures d’IP Paris et HEC Paris dans ces domaines.

Au sein de l’Institut Polytechnique de Paris (IP PARIS), sous la responsabilité du directeur exécutif du Centre Hi! PARIS, le/la titulaire du poste aura pour missions principales de :

1. Assister la Direction Exécutive

* Organiser et gérer l'agenda du Centre : planifier et convoquer les comités de gouvernance et les comités de pilotage ;
* Contribuer à la gestion administrative des comités opérationnels du Centre : planifier et organiser les réunions des différents comités avec les partenaires institutionnels et/ou privés, assurer la transmission des informations ;
* Préparer les réunions : mise en forme de documents, prise de notes, comptes-rendus, emailing ;
* Contribuer à la vie d’équipe : accueil des nouveaux arrivants ;
* Aider au suivi des projets et activités du Centre.

2. Contribuer aux activités du Centre (recherche, enseignements, innovation)

* Participer à l’organisation des activités événementielles du Centre : préparation, accueil des participants, gestion des prestataires, gestion logistique et administrative avec l’hébergeur ;
* Accueillir les personnes par téléphone, par courriel, sur différents sites en fonction des activités ;
* Être force de proposition pour la mise en place ou mise à jour de procédures et participer à leur amélioration.

3. Gestion financière en relation avec la direction exécutive / administrative et financière

* Prendre en charge les achats du Centre et suivre le paiement des factures correspondantes : relations avec les fournisseurs, demandes de devis, demandes d’achat, saisie des commandes puis des services faits ;
* Participer au suivi des flux financiers entre IP Paris et les établissements du Centre.

Cette liste est non exhaustive. D’autres missions pourront être confiées selon les besoins du service.