En tant qu'assistant administratif, votre quotidien sera rythmé par les missions suivantes :
Secrétariat du pôle
- Enregistrer, traiter, diffuser et suivre le courrier du pôle,
- Rédiger des courriers, rapports, comptes-rendus notamment pour les services Espaces Publics, Transition écologique et développement territorial,
- Préparer les ordres du jour,
- Participer aux réunions de la direction et communication interne,
- Respecter les délais de transmission de documents avant les réunions,
- Préparer les salles de réunion et prévoir les outils nécessaires (informatique, …),
- Rechercher et diffuser des informations (veille documentaire),
- Gérer le planning de congés du pôle,
- Elaborer et assurer le suivi des tableaux de bord des activités du service (instances,…),
- Préparer les dossiers des instances (gestion des commissions, recensement des notes et délibérations, saisie dans le logiciel AIRDELIB),
- Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent,
- Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et réorienter les courriers informatiques.
Secrétariat des CPI/CTI (Centres de proximité)
- Etre le point d'entrée administratifs pour les CPI/CTI,
- Suivre les demandes pour 280 agents, (prise de rendez-vous avec les services supports, suivi des parapheurs, établissement de chrono de suivi concernant les demandes) et mettre en place un tableau de suivi,
- Etre l'interlocuteur privilégié au siège pour les responsables de CPI/CTI (suivi des demandes de recrutement, suivi des dossiers en en assurances, contentieux),
- Etre un soutien administratif du pôle garage (saisie des bons de commandes, suivi des amendes, suivi du logiciel de vente de véhicules),
- Suivre les avis de voirie pour les 16 communes ayant transféré la compétence en lien avec les techniciens sur le terrain,
- Suivre les occupations du domaine public,
- Elaborer et participer aux réunions CPI/CTI, direction de l'espace public,
- Diffuser la communication interne à l'attention des CPI/CTI,
- Développer des missions ou tâches en autonomie pour les responsables du service,
- Assurer le suivi des instances communautaires en lien avec les chefs de service et chargés d'opération.
- Vous avez des connaissances sur les procédures administratives liées à la fonction publique territoriale,
- Vous avez le sens de la rigueur, de l’organisation, du relationnel et possédez des qualités rédactionnelles;
- Vous maîtrisez les logiciels bureautiques (word, excel, power point).
Au sein du pôle de l'Aménagement des territoires et du cadre de vie et sous l'autorité du Directeur Général Adjoint, nous recherchons avec beaucoup d'enthousiasme notre prochain Assistant administratif H/F qui aura pour principales missions l'organisation et de la vie professionnelle du pôle. Le poste est basé à Orsay.